Thời đại công nghệ thông tin phát triển, việc liên lạc thông qua Email đã trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp. Việc giao tiếp thông qua chữ viết sẽ nhẹ nhàng và đơn giản hơn rất nhiều khi giao tiếp bằng lời nói nếu bạn nắm được một số nguyên tắc cơ bản khi làm việc qua Email. Dưới đây là những điều cần lưu ý khi sử dụng Email thương hiệu mà bạn cần phải biết.
[Gugoo đã đăng - 597 theo dõi]
Nếu như Email chỉ gửi riêng cho một người thì bạn sẽ không phải dùng đến tính năng này. Nhưng nếu Email của bạn phải gửi cho một nhóm thì bạn cần lưu ý một số điểm sau:
Khi bạn sử dụng CC: Những ai có trong danh sách nhận email mà bạn gửi sẽ đều nhìn thấy những người được nhận còn lại.
Khi bạn sử dụng BCC: Người bạn gửi sẽ không nhìn thấy những người bạn cùng gửi. Nói cách khác là người đó chỉ nhìn thấy mình họ được nhận mà thôi.
Cách bạn thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận Email được đánh giá rất nhiều thông qua cách viết tiêu đề. Với những người làm việc trong công ty, hầu như công việc nhận và xử lý đều được gửi qua Email. Việc đặt tiêu đề sẽ giúp họ khái quát được công việc của mình.
Tiêu đề phải khái quát được nội dung.
Không nên đặt tiêu đề quá dài (trên 10 từ).
Không viết in cả đoạn tiêu đề (sử dụng Caps lock).
Có thể đánh dấu thư quan trọng hoặc gắn nhãn Email khi gửi đối với những thư có tính cấp bách. Tính năng này bạn cũng không nên sử dụng quá nhiều bởi người đọc có thể đánh giá bạn là người thích quan trọng hóa vấn đề kể cả những vấn đề nhỏ.
Khi soạn nội dung Email, bạn cần lưu ý những ý sau để không bị đánh giá là người thiếu chuyên nghiệp:
Ngôn ngữ: Khi gửi Email, bạn cần thận trọng về câu từ, cú pháp (nhất là khi bạn gửi email cho cả nhóm). Cho dù người bạn gửi là người quen biết thì khi viết Email liên quan đến công việc, bạn cũng không nên dùng quá nhiều từ thân mật hay từ lóng. Tốt nhất, trong tất cả Email bạn nên dùng ngôn ngữ trang trọng và lịch sự.
Văn bản: Văn bản trong Email phải rõ ràng, mạch lạc. Sử dụng câu từ, dấu câu hợp lý.
Cảm xúc trong Email: Vì đây là Email sử dụng trong công việc nên ngoài những cảm xúc để bày tỏ lời cảm ơn, chúc mừng hoặc chia buồn thì bạn cần hạn chế tối đa những tình cảm ngoài lề bởi nó sẽ làm bạn thiếu chuyên nghiệp đi đấy.
Bạn nên tập thói quen ký tên sau khi viết xong Email nhé.
--> Bài viết trên là tổng hợp những lưu ý bạn cần biết nếu muốn sở hữu một Email doanh nghiệp chuyên nghiệp nhất. Mong rằng, sau bài viết này bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích. Đồng thời, chúc bạn thành công trên hình thức sử dụng Email để quảng bá thương hiệu nhé!
LIÊN HỆ ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN
Nếu bạn thấy thông tin này hữu ích, hãy để lại bình luận và đừng quên chia sẻ với mọi người nhé!
